Microsoft Access
Es
un sistema de administración de bases de datos relacionales diseñando para ser
utilizado bajo Windows. Permite navegar entre los datos en forma inmediata y
simple. Es capaz de automatizar las tareas y brindar información organizada y sistematizada,
permitiendo al usuario gestionar bases de datos sin grandes complicaciones.
Crear
una base de datos Access
Para
crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el
grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
·
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos,
consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que
introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
·
Vista diseño es el método que detallaremos en
esta unidad didáctica
·
Listas de SharePoint consiste en crear un
objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los
datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo
sitio.
·
Desde el grupo Plantillas también podemos
acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las
plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
·
Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño
es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de
estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la
pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
En
la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un
nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A
continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila)
de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En
la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para
definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la
columna que estamos definiendo.
Y a
la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda
sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se
encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el
recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la
clase de valores que admitirá el campo.
Vamos
rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la
tabla:
En
la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO
pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista
desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
En
Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en
versiones anteriores: Calculado
Crear
Formularios
Para
crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos
acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
·
Formulario consiste en crear automáticamente
un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o
informe seleccionado en el Panel de Navegación.
·
Diseño del formulario abre un formulario en
blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos
que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la
mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar
el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para
ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más
adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
·
Formulario en blanco consiste en crear un
nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la
anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas,
como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta,
informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.
·
Asistente para formularios utiliza un
asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
·
Navegación te permite crear un formulario
dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una
página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.
Consultas
Las
consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen
varios tipos de consultas:
·
Consultas de selección:Son las consultas que
extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen
los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar
los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una
consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está
físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se
abre se vuelve a calcular).
·
Consultas de acción:Son consultas que
realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción,
de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Las veremos más adelante.
·
Consultas específicas de SQL: Son consultas
que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen
que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas
no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa
que no es objeto de este curso.
Bibliografía:
·
Sistemas de información y tecnología aplicada
a la hotelería y turismo. Capitulo IV Bases de datos, Lic. Laura Greiner.
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